Простое управление списками рассылки

Сегодня многие сайты предлагают посетителям подписаться на публичные списки рассылки компании. Однако наряду с публичными рассылками, часто возникает потребность в организации дополнительных непубличных списков, управление и работа с которыми лежит на конкретных сотрудниках компании.

При организации подобных списков могут возникнуть и технические, и организационные проблемы – например, для организации подобного списка на сайте нужно создать скрытый раздел, в котором будет размещена информация о подписке и отписке на список; администратор сайта должен также завести этот список и предоставить ответственному сотруднику возможность осуществлять управление списком и выполнять по нему рассылку.

Наша компания предлагает решение этой задачи непосредственно на рабочем месте, и практически не требующее организационных и технических издержек.

Предположим, что менеджеру отдела продаж нужно предложить для ознакомления дилерам бета-версию нового программного продукта. При этом:

• среди списка дилеров надо отобрать те компании, которые зарекомендовали себя как надежные и лояльные партнеры (следует создать отдельный список);
• исходный список дилеров хранится как список контактов в Microsoft Outlook, или доступен как список контактов из Microsoft Outlook;
• до выпуска финальной версии продукта будет предложено несколько бета-версий продукта (рассылка будет не одноразовой, надо дать возможность отписаться от нее).

Решение включает в себя три программных продукта, выполненных в виде плагинов к Microsoft Outlook:

• Subscription Manager. Плагин обрабатывает входящие письма и отбирает те из них, которые содержат запросы на подписку или отписку. В папке контактов Вы создали список рассылки с именем newProductTest и разрешили пользователям отписываться от него. Тогда при получении письма с темой “Unsubscribe newProductTest” программа Subscription Manager удалит адрес отправителя из списка.
• Вспомогательная программа Send Personally. Если указать имя списка рассылки в поле TO: письма, то при отправке Outlook подставит в это поле все адреса из списка. Send Personally предлагает альтернативный метод отправки – каждому получателю создается отдельная копия письма, где в поле TO: стоит только его адрес. Просто нажмите не “Send”, а “Send Personally” – и все!
• Вспомогательная программа Actual Contacts for Outlook. Проверяет адреса электронной почты в контактах и списках рассылки на существование, без отправки письма на проверяемый адрес. Поддержка актуальности контактов это важная и трудоемкая задача, и Actual Contacts способен значительно ее упростить.

Таким образом, для решения нашей задачи-примера нужно выполнить следующие шаги:

1. Создать в папке с контактами список рассылки.
2. Установить плагин Subscription Manager, и разрешить пользователям самостоятельно отписываться, т.е. удалять свой адрес из этого списка, послав Вам письмо с командой. Также можно разрешить подписываться на этот список, например, если кто-то из дилеров захочет внести в список рассылки адреса нескольких сотрудников.
3. При отправке письма можно воспользоваться программой Send Personally, если Вы желаете, чтобы каждый получатель письма видел только свое имя и адрес в поле TO.
4. Если список является достаточно большим, и Вы дорожите в нем каждым подписчиком, то можно установить плагин Actual Contacts, и периодически выполнять проверку адресов на существование.

Помимо базовых функций, входящие в решение программы имеют дополнительные возможности. Например, в тело письма можно вставлять макросы, которые при отправке через плагин Send Personally будут заменены на данные из контакта, как это показано на рисунке.

Плагин Send Personally включает в себя дополнительные возможности по формированию списка получателей. Пусть у вас есть два списка с именами emailsList и exclusionList, и Вы хотите отправить письмо по всем адресам из первого списка, исключив предварительно из него адреса из второго списка. Для этого просто укажите второй список адресов в поле TO: со знаком минус перед именем (-exclusionList) и никто из присутствующих в этом списке не получит копии этого письма.

Решение практически не нуждается в настройке, и установить и работать с ним может пользователь любой квалификации. Помощь системного администратора может понадобиться только для настройки плагина Actual Contacts, если компьютер пользователя отделен от сети Интернет межсетевым экраном (firewall). Решение может применяться как в сетях использующих почтовые сервера POP3/SMTP/IMAP, так и в сети на базе сервера Microsoft Exchange.