Attachments Processor: компонент для управления вложенными файлами

Ссылки быстрого доступа к разделам:

• Что делает
• Для чего
• Как работает
• Безопасность использования
• Пример использования

Что делает

Attachments Processor сохраняет вложенные файлы в указанную папку на локальном или сетевом диске. После того, как файл сохранён, вложение может быть удалено из письма, заменено на ярлык к сохраненному файлу или заменено текстовым файлом с описанием сохранённого вложения. Attachments Processor позволяет указать какие именно вложения должны быть сохранены и из каких папок Microsoft Outlook. APO работает в ручном и автоматическом режимах, включая режим работы по расписанию. Кроме того, Attachments Processor прикрепляет вложение обратно к письму при его пересылке и имеет возможность «сжимать» почтовую базу сообщений.

Для чего

Сохраняя вложения на диске Вы:

• уменьшаете размер почтовой базы сообщений;
• ускоряете работу с почтой и поиск данных;
• получаете возможность хранить вложения на защищённом файл-сервере, а не в почтовой базе;
• можете организовать общедоступное хранилище вложений;
• имеете возможность осуществлять поиск нужных вложений на основании их содержания;
• можете вносить изменения в файлы и при пересылке письма с вложением автоматически отправлять уже измененный файл;
• сохранив вложение на диске и заменив его ярлыком, Вы по прежнему сможете открывать это вложение из Microsoft Outlook, нажав на ярлык.

Как работает

Attachments Processor может использоваться в «простом» и «расширенном» режимах. Различие в этих режимах состоит в том, что в простом режиме Вы можете создать только одно правило для обработки почты (входящей или исходящей), а в расширенном режиме – неограниченное количество правил как для входящей так и для исходящей почты.

Автоматическая обработка почты. Attachments Processor следит за указанными папками Microsoft Outlook и автоматически обрабатывает письма с вложениями как только они появляются в папках. Исключением является только папка «Входящие», в которой письма обрабатываются с трехминутной задержкой (это необходимо для того, чтобы другие программы и правила обработки почты в Microsoft Outlook имели возможность обработать письмо до того, как оно будет изменено).

Ручная обработка почты предоставляет Вам возможность обработать уже имеющие электронные письма. Вы можете обработать как полученные так и отправленные письма. После обработки почтовой базы Вы можете воспользоваться функцией сжатия базы для того, чтобы уменьшить её размер (при удалении письма или вложения размер почтовой базы не уменьшается а остается прежним до тех пор, пока не будет запущена функция сжатия).

Обработка почты по расписанию незаменима в том случае, когда электронные письма хранятся в общих папках Microsoft Exchange Server. Вы можете указать в какое время и с какой периодичностью необходимо сканировать указанные папки и обрабатывать вновь поступившие письма.

Вне зависимости от используемого режима работы программы Вы можете:

• полностью восстанавливать сообщение для его пересылки при нажатии на кнопку «переслать»;
• указать какие именно папки Microsoft Outlook необходимо обрабатывать;
• указать какие типы вложений необходимо обрабатывать;
• использовать фильтрацию вложений для обработки в зависимости от:
  • размера вложения;
  • указанных слов в теме сообщения;
  • имени вложенного файла;
  • отправителя сообщения;
  • получателя сообщения.
• сохранять вложения на указанном локальном или сетевом диске;
• группировать вложения в папки основываясь на:
  • имени папки, в которой находится письмо;
  • имени отправителя письма;
  • адресе отправителя письма;
  • теме сообщения;
  • текущей системной дате или дате создания сообщения;
  • созданном Вами расширенном формате.
• переименовывать вложения при их сохранении основываясь на:
  • имени отправителя;
  • адресе отправителя;
  • теме сообщения;
  • текущей системной дате или дате создания сообщения;
  • созданном Вами расширенном формате.

При сохранении вложения Attachments Processor проверяет наличие файла с таким именем и если файл существует в этой папке, то вложение может быть:

• переименовано при помощи добавления цифрового кода к имени файла;
• записано поверх ранее сохраненного файла;
• пропущено.

Безопасность использования

Attachments Processor сохраняет вложение на диске, затем проверяет размер сохраненного файла и только после этого делает изменения в письме. Если файл по какой-то причине не был сохранен — письмо останется в первоначальном виде. Такой алгоритм работы программы исключает возможность потери вложения при его сохранении и удалении из письма.

Кроме этого, Attachments Processor сохраняет перечень всех внесенных в письмо изменений в базе данных, что позволяет полностью восстановить сообщения. Для этого в Attachments Processor включена утилита Восстановить Вложения. Если у Вас возникла необходимость изменить место расположения сохраненных вложений, то утилита Изменить ссылки поможет Вам изменить информацию в ярлыках электронных писем таким образом, чтобы после переноса вложений в другое хранилище ярлыки в письмах обновились и по прежнему указывали на соответствующие файлы.

Пример использования

В качестве примера использования Attachments Processor рассмотрим ситуацию, когда менеджер по работе с поставщиками регулярно получает обновленные прайс-листы и ему необходимо предоставить доступ к этим прайс-листам всем сотрудникам отдела. Письма от поставщиков при помощи созданного в Microsoft Outlook правила перемещаются в папку «Prices», а файлы прайс-листов должны сохраняться в общую папку «С:\Shared Folders\Prices».

Для осуществления этой задачи нам потребуется только одно правило, поэтому мы будем использовать Attachments Processor в «простом» режиме и настроим его на автоматическую обработку писем.

Первое, что необходимо сделать, это указать папку Microsoft Outlook, письма в которой необходимо обрабатывать. Заходим в настройки Attachments Processor (через меню Инструменты => Attachments Processor) и на закладке «Основные» выбираем папку «Prices» в Microsoft Outlook:

Затем, необходимо указать папку на диске, в которую прайс-листы будут сохраняться, а также выбрать автоматический режим работы Attachments Processor. Для этого ставим галочки на опциях «использовать правило для входящих сообщений» и «обрабатывать вложения в автоматическом режиме».

Для того, чтобы в общей папке сохранялись только актуальные прайс-листы, необходимо включить опцию «Перезаписывать существующий файл» на закладке «Дополнительно»:

При таких настройках программы письма, которые попадут в папку «Prices», будут автоматически обрабатываться и содержащиеся в них вложения будут сохраняться на диск в папку: «С:\Shared Folders\Prices», перезаписывая старые файлы более новыми.

Если нет необходимости в сохранении старых прайс-листов в электронных письмах, их можно удалить или же заменить на ярлык или текстовое описание. Это делается на закладке «Дополнительно» при помощи опций раздела «Удалить сохраненные вложения из сообщения», «Оставлять в письме ссылку на сохраненные файлы», «Оставлять текстовое описание с описанием вложения».

Компонент Attachments Processor является одним из 3-х компонентов, входящих в состав программы Attachments Processor for Outlook. Узнать о других компонентах программы и загрузить демонстрационную версию можно на странице Attachments Processor for Outlook.